Toda startup, ou empresa que preza pela presença digital, já trabalha ou pensou em trabalhar com o e-mail marketing, que, em resumo, é o disparo em massa de correspondências eletrônicas para uma base de contatos.
No Brasil, a LGPD e o CAPEM passaram a regulamentar algumas regras e boas condutas para envio de e-mail marketing. Você já conhece as regras para envio de e-mail marketing? Se não, elaboramos um conteúdo bastante prático para você saber antes de adotar essa prática, ou para adequar a sua forma de utilização dessa ferramenta tão poderosa e eficiente.
E-mail marketing: o que é?
De acordo com a definição do CAPEM (Código de Autorregulamentação para a Prática de Envo de E-mail Marketing), é a prática de envio e recebimento de correios eletrônicos que tenham como finalidade:
- oferta e divulgação de produtos ou serviços;
- relacionamento com a base de contatos; ou
- atendimento aos clientes.
Assim, as regras e as boas práticas que vamos te contar se aplicam a esses tipos de envios.
O CAPEM e as regras para envio de e-mail marketing
Ainda não temos uma legislação que regulamente o envio de e-mail marketing, portanto algumas entidades, como as Associações Brasileiras de Anunciantes, de Marketing Direto, das Agências Digitais, dos Provedores de Internet e outras representantes dos setores de comércio e de internet, se uniram para elaborar o CAPEM, que mencionamos acima.
O CAPEM foi um grande avanço na área, e, ainda que segui-lo não seja obrigatório, acaba sendo observado por quase a totalidade das empresas, já que ocupa o papel de ser um conjunto de boas práticas de empresas no mundo digital.
Neste artigo, vamos resumir para você tudo que você precisa saber sobre o CAPEM e outras regras.
1) Regras para envio de e-mail com conteúdo publicitário: quem pode receber?
Antes de tudo, é preciso contar com a base de contatos e destinatários para quem você quer oferecer seu produto ou serviço, então o primeiro passo é saber quem pode constar nessa lista.
Posso enviar um primeiro e-mail oferecendo a entrada na lista?
Não! O art. 4º do Código proíbe o envio de um primeiro e-mail questionando se a pessoa quer ou não entrar na sua lista de disparos.
Mas então quais bases de dados posso usar?
Conhecidas como “opt-in” ou “soft opt-in”, as bases que você pode usar como lista de contatos são aquelas em que o recebedor solicitou o recebimento de e-mails, geralmente através do cadastro em uma newsletter, ou aquelas em que exista uma relação anterior entre a empresa e o destinatário, independente de ser social ou comercial.
Um exemplo de opt-in você encontra aqui em nosso site, quando solicitamos seus dados de contato para enviar informações sobre nossos serviços.
2) Regras para envio de e-mail com conteúdo publicitário: o que precisa constar no e-mail?
Um bom e-mail marketing é aquele que respeita o consumidor e as suas decisões, portanto existem alguns quesitos que, de acordo com as boas práticas, precisam estar presentes no seu envio:
- Remetente: deve estar identificado com um endereço de e-mail válido;
- Domínio: você só deve enviar de domínio próprio, portanto não pode utilizar domínio de terceiro fora de seu grupo econômico ou de seus parceiros;
- Conteúdo: apenas em formatos HTML ou TXT;
- Opt-out: esse ponto é fundamental! vamos falar mais dele no próximo tópico;
- Assinatura digital: assim como a certificação, é permitida, mas não exigida;
- Assunto: deve sempre estar relacionado ao conteúdo;
3) Regras para envio de e-mail marketing: o que é Opt-Out?
Mencionamos o Opt-Out acima, mas esse tópico merece destaque, já que há um artigo único para regulamentá-lo, tamanha sua importância.
O opt-out é a possibilidade de descadastro do destinatário, a pedido dele, e é obrigatório não apenas contar com essa ferramenta e fazê-la constar no e-mail, através de um link e informando o prazo necessário para cessão dos envios, como também disponibilizar a Política de Opt-Out e pelo menos um outro meio para fazer o pedido – como telefone, site ou SMS.
É importante saber que esse prazo para retirar da lista não pode ser maior que 2 dias úteis, se for solicitado pelo link no próprio e-mail, ou maior que 5 dias úteis, nos casos em que o pedido é por outro meio.
A única exceção para não-obrigatoriedade é quando existe um vínculo prévio, comprovável, entre o remetente e destinatário, com contrato ou equivalente, e somente se aplica essa dispensa quando os e-mails forem especificamente para garantir os termos do contrato ou do pós-contrato, como é o caso do envio de boletos e extratos.
A verdade é que a Lei Geral de Proteção de Dados incorpora muitas das disposições do CAPEM, mas, neste ponto, não exige que esse vínculo seja prévio ou comprovável. De qualquer forma, é sempre bom respeitar as boas práticas, não é mesmo?
4) Regras para envio de e-mail marketing: Política de Privacidade e de Uso de Dados
É absolutamente obrigatório que seu site contenha a Política de Privacidade e de Uso de Dados disponível e acessível para o visitante. Esse é o meio que ele tem de tentar proteger seus dados e manifestar ciência, ou não, sobre a forma que serão utilizados.
5) Regras para envio de e-mail com conteúdo publicitário: o que acontece se eu descumprir?
Depende. Você precisa saber se a sua empresa é associada às entidades que assinam o Código. Se sim, algumas das sanções são: advertência, recomendação de bloqueio de domínio, divulgação de posicionamento do Conselho de Ética e sugestão de ação judicial.
Na dúvida, siga as boas práticas estipuladas e evite não apenas problemas, mas também garanta a transparência na relação e satisfação do seu cliente. Ninguém merece ficar recebendo e-mails inconvenientes e que não interessam, não é?
Regras para envio de e-mail marketing: observações importantes
Por fim, existem mais alguns pontos que devem ser ressaltados sobre o envio, para evitar qualquer tipo de problema:
- Anexos: para enviar anexos, o destinatário deve ter autorizado esse tipo de encaminhamento – e você precisa comprovar essa autorização.
- Exceções: existem alguns e-mails que não só podem, como devem ser enviados para os interessados. São exemplos as notas fiscais, envios de rastreio de entrega, comprovantes e outros avisos do mesmo tipo.
- Imagens, vídeos e áudios: precisam estar hospedados em um servidor da empresa remetente;
Agora você já conhece alguns dos aspectos mais práticos das regras para envio de e-mail marketing, mas o assunto é bastante complexo.
O Bortolozo Advogados é especialista em Direito Digital e Proteção de Dados e, dentre os nossos serviços, está a elaboração de Termos de Uso e Política de Privacidade, análises jurídicas de temas relacionados à internet e tecnologia e auxílio na Adequação à Lei Geral de Proteção de Dados. Entre em contato para saber mais e mantenha sua empresa em conformidade com as boas práticas e legislações digitais.